Denne personvernerklæringen er ment å gi informasjon om hvordan og hvorfor The Well AS («The Well») samler inn og behandler personopplysninger.
Det er The Well v/General Manager som er behandlingsansvarlig for opplysninger som samles inn og behandles av The Well. Ansvaret kan være delegert til en annen stilling i hverdagen. Personvernerklæringen som følger under gir den informasjonen personvernregelverket krever at vi gir i forbindelse med vår behandling av dine personopplysninger. The Wells behandling av personopplysninger er i overensstemmelse med det til enhver tid gjeldende personvernregelverk.
RETTSLIG GRUNNLAG FOR BEHANDLING AV PERSONOPPLYSNINGER
Behandling av personopplysninger er ikke tillatt med mindre det foreligger et gyldig behandlingsgrunnlag. Et slikt behandlingsgrunnlag kan eksempelvis være samtykke fra den registrerte, kontrakt (inngåelse av avtale), lov eller at vi som behandlingsansvarlig har en «berettiget interesse» som overstiger den registrertes krav på personvern.
Vårt behandlingsgrunnlag varierer avhengig av formålet med behandlingen. For opplysninger knyttet til booking og gjennomføring av opphold er behandlingen nødvendig for å oppfylle avtale. For markedsføring baseres behandlingen enten på samtykke eller, der vilkårene er oppfylt, på eksisterende kundeforhold i henhold til markedsføringsloven. I enkelte tilfeller kan behandlingen være basert på berettiget interesse.
VÅR BRUK AV PERSONOPPLYSNINGER
Vi samler inn og behandler personopplysninger for at vi skal kunne oppfylle vår avtale med våre ansatte (administrering av ansettelsesforhold) og gjester (administrering av kundeforhold), inkludert eksempelvis yte god service, informere om våre produkter og tjenester (markedsaktiviteter). Bruk av opplysninger til markedsføring skjer enten på bakgrunn av samtykke eller, der vilkårene er oppfylt, innenfor rammen av eksisterende kundeforhold. Du kan når som helst reservere deg mot slik kommunikasjon.
Eksempelvis tilbyr anlegget vårt moderne og funksjonell individuell- og personlig behandlinger samt aktiviteter. Når du besøker The Well registreres besøket ditt. Det samme gjelder for booking av behandlinger og bord til restauranten.
Vi analyserer bruken av anlegget for å kunne optimalisere tilbudet til våre gjester. Vi kan også bruke opplysninger om kjøp, opphold og bruk av våre tjenester samlet for å forstå gjestenes preferanser og forbedre vår kommunikasjon og våre tilbud. Opplysninger kan også brukes til analyse og segmentering for få forstå ulike gjestegrupper og tilpasse tilbud og kommunikasjon. Dersom du har samtykket til å motta kommunikasjon fra oss, kan slike opplysninger også brukes til å tilpasse kommunikasjonen du mottar. Slik bruk skjer innenfor gjeldende behandlingsgrunnlag og med respekt for den enkeltes rettigheter.
Opplysninger vi registrerer er navn, fødselsdato, telefonnummer, epostadresse, postadresse, og kjøpshistorikk. Vi henter opplysningene fra den registrerte selv. Vi bruker fødselsdato både for å verifisere alder ved opphold og for å kunne kommunisere aneldninger slik som bursdag til de som har samtykket til kommunikasjon.
Digital annonsering
Dersom du har gitt samtykke til digital annonsering, kan vi bruke kontaktopplysninger til å tilpasse annonser på digitale plattformer. Dette kan innebære at opplysninger brukes til matching mot annonseleverandører for å vise deg relevante annonser. Dette kan innebære at opplysninger brukes til matchin mot annonseplatformer lik som Meta, Google, Schibsted og A-Media for å vise deg relevante annonser. Slik bruk skjer kun der du har gitt uttrykkelig samtykke, og samtykket kan når som helst trekkes tilbake.
UTLEVERING AV PERSONOPPLYSNINGER – BRUK AV TREDJEPART
Registrerte personopplysninger behandles konfidensielt hos oss og det er bare de med tjenstlig behov som vil ha tilgang til våre personregistre. Som hovedregel vil vi derfor heller ikke dele personopplysninger med noen utenfor The Well.
Det kan imidlertid være at vi i noen sammenhenger deler personopplysninger med våre samarbeidspartnere, som eksempelvis Facebook eller Google – se punkt om informasjonskapsler. Deling av personopplysninger med tredjepart vil være en behandling av personopplysninger som krever et juridisk behandlingsgrunnlag. Et slikt behandlingsgrunnlag vil i utgangspunktet være samtykke fra den registrerte, slik at du som registrert vil alltid være kjent med vår utlevering. Merk at vi i noen sammenhenger vil være forpliktet i lov til å utlevere dine personopplysninger.
For å administrere kundeforhold, kommunikasjon og analyse benytter vi ulike systemleverandører, herunder CRM system, markedsføringsplattform og datavarehus. Slike leverandører behandler opplysninger på våre vegne i henhold til databehandleravtale og gjeldende personvernlovgivning. Vi benytter blant annet Salesforce, Braze og Google Cloud Platform som systemleverandører.
INFORMASJONSKAPSLER (Cookies) og pixels
Vi benytter informasjonskapsler (cookies) på vår hjemmeside. En informasjonskapsel er en liten tekstfil og vår nettside vil alltid spørre din nettleser om å få lagre kapselen på din maskin. Vi gjør dette for at vi skal huske dine handlinger, preferanser og hvor ofte du har vært på vår hjemmeside. Dette gjør det igjen mulig for oss å gi deg som bruker bedre tilgang til ulike funksjoner. Videre bruker vi også informasjonskapsler på sidene våre for at vi skal kunne føre statistikk over hva som bestilles og hvor mye vårt nettsted generelt brukes.
Det finnes to typer informasjonskapsler: Førsteparts informasjonskapsler er nødvendige for at nettsiden skal fungere.
Tredjeparts informasjonskapsler blir brukt til analyser og markedsføring, og vil også innebefatte bruk av samarbeidspartnere. Pixel er en kode på vår nettside som gjør det mulig å registrere konverteringer via annonser på nett. Hensikten med dette er å kunne tilpasse vår eksterne annonsering basert på våre brukeres faktiske interesser, slik at vi kan være relevante for vår brukergruppe. Vi bruker per i dag verktøyene Google Tag Manager, Google Analytics og Hotjar til disse analyse- og markedsføringsformålene.
Bruk av informasjonskapsler som ikke er strengt nødvendige for at nettsiden skal fungere, forutsetter aktivt samtykke. Du kan når som helst endre eller trekke tilbake ditt samtykke via våre cookie-innstillinger. Her kan du også velge å ikke akseptere informasjonskapsler. Se nettleserens egen hjelpeside for innstillinger for dette.
LAGRING AV PERSONOPPLYSNINGENE OG SLETTING
Vi gir ikke personopplysningene dine videre til andre med mindre det foreligger et lovlig grunnlag for slik utlevering. Eksempler på slikt grunnlag vil typisk være en avtale med deg eller et lovgrunnlag som pålegger oss å gi ut informasjonen.
All behandling av personopplysninger som vi foretar skjer innenfor EU/EØS-området.
Lagringstid varierer avhengig av formålet med behandlingen og hvilket behandlingsgrunnlag som gjelder.
Opplysninger knyttet til booking og gjennomføring av opphold lagres så lenge det er nødvendig for å oppfylle avtalen og lovpålagte forpliktelser, herunder regnskapslovgivning.
Opplysninger som behandles på bakgrunn av samtykke lagres frem til samtykket trekkes tilbake eller formålet med behandlingen opphører.
Opplysninger som behandles på bakgrunn av eksisterende kundeforhold lagres så lenge det er naturlig med videre kontakt, og slettes eller anonymiseres når formålet ikke lenger er til stede.
Dersom du trekker ditt samtykke til behandling av personopplysninger vil vår behandling av dine personopplysninger opphøre, men ikke påvirke lovligheten av en behandling basert på samtykke før samtykket er trukket tilbake.
DINE RETTIGHETER
Du har rett til å anmode oss om innsyn, korrigering, sletting (med mindre vi er forpliktet til å oppbevare opplysningene), begrensning av behandlingen, og utlevering av personopplysningene dine (dataportabilitet). I tillegg kan du anmode oss om å avslutte behandlingen av personopplysningene (eksempelvis trekke ditt samtykke tilbake). Dersom du anmoder oss om å benytte deg av en eller flere av disse rettighetene vil vi innrette oss etter anmodningen, med mindre vi er forpliktet til annet, innen en måned fra den ble avgitt. Anmodningene kan rettes til vår e-post adresse privacy@thewell.no.
Dersom du mener vi har brutt personvernregelverket har du mulighet til å klage til Datatilsynet.
Ta gjerne kontakt på vår e-post adresse privacy@thewell.no dersom du har kommentarer, eller ønsker mer informasjon, om vår behandling av dine personopplysninger.
KAMERAOVERVÅKING
For å ivareta sikkerhet, forebygge kriminalitet og beskytte våre gjester, ansatte og eiendom, bruker vi kameraovervåking i store deler av våre lokaler. Opptakene lagres i 7 dager og behandles av tredjepart, i samsvar med gjeldende personvernlovgivning.
Formål med overvåkingen: Kameraovervåking utføres utelukkende for sikkerhetsformål og for å sikre en trygg opplevelse for alle som oppholder seg i våre lokaler.
Lagring og tilgang: Opptakene oppbevares i 7 dager og tilgang til opptakene er begrenset til autorisert personell.
Dine rettigheter: Du har rett til å be om innsyn i opptak som inkluderer deg, samt kreve retting eller sletting av feilaktige opplysninger, i henhold til gjeldende personvernlovgivning.
For mer informasjon om vår bruk av kameraovervåking, vennligst kontakt oss på post@thewell.no.
BEHANDLING AV PERSONOPPLYSNINGER I FORRETNINGSFORHOLD (B2B)
I tillegg til personopplysninger vi behandler om våre gjester og nettsidebrukere, behandler vi også opplysninger om kontaktpersoner hos våre samarbeidspartnere, leverandører, bedriftskunder og andre virksomheter vi har en relasjon til.
FORMÅL
Formålet med behandlingen er å kunne administrere og følge opp forretningsforhold, inngå og oppfylle avtaler, håndtere kommunikasjon, fakturering, leveranser og eventuelle presse- eller markedsføringssamarbeid.
PERSONOPPLYSNINGER SOM BEHANDLES
Vi kan behandle opplysninger som navn, stilling, e-postadresse, telefonnummer, arbeidsgiver og eventuelt korrespondanse eller annen informasjon som er nødvendig for samarbeidet.
RETTSLIG GRUNNLAG
Behandlingen er basert på berettiget interesse (GDPR art. 6 (1) f), da det er nødvendig for å administrere løpende forretningsrelasjoner og kommunikasjon mellom partene. For enkelte tilfeller, som signering av avtaler, kan behandlingen også være nødvendig for å oppfylle en kontrakt (art. 6 (1) b).
LAGRINGSTID
Opplysninger knyttet til forretningsforhold oppbevares så lenge samarbeidet pågår, og slettes eller anonymiseres når de ikke lenger er nødvendige for formålet – normalt innen 3 år etter avsluttet samarbeid, med mindre annen lovgivning krever lengre oppbevaring (f.eks. regnskapslovgivning).
DINE RETTIGHETER
Kontaktpersoner har de samme rettighetene som øvrige registrerte etter personvernregelverket, inkludert rett til innsyn, retting, begrensning, sletting og protest mot behandling.
Sist endret: 19.10.2026